Những việc cần thực hiện khi chuyển văn phòng

Ngày đăng: 22/10/2016

Tài liệu này được xây dựng nhằm giúp cho các nhân viên hành chính phụ trách việc chuyển và thuê văn phòng có được cái nhìn tổng quát về tất cả các công việc đồng thời lập kế hoạch di chuyển văn phòng hoàn chỉnh khi chuyển văn phòng.

Giai đoạn chuẩn bị

1. Xác lập yêu cầu thuê dựa trên mục đích sử dụng, ngân sách tiền thuê, và kế hoạch kinh doanh hiện tại tại và tương lai của công ty.

2. Lập danh sách chi tiết các công việc cần thực hiện và dự kiến chi phí cho các nhóm:

✓ Thiết kế và trang trí nội thất;

✓ Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng;

✓ Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, biểu mẫu liên quan;

✓ Di chuyển điện thoại internet;

✓ Thay đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)

3. Hình thành nhóm công tác, đi kèm là phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận (Cần thiết đối với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân viên, thuê diện tích rộng).

4. Lựa chọn đối tác dịch vụ bất động sản chuyên nghiệp để trợ giúp (Rất nên làm vì dịch vụ này miễn phí cho người thuê).

5. Tiếp xúc và lập danh sách ngắn (short list) các nhà thầu thiết kế và thi công văn phòng: Họ sẽ là người giúp bạn khái toán chi phí làm nội thất, tư vấn sơ bộ thiết kế bố trí mặt bằng văn phòng ngay trong quá trình cân nhắc giữa các tòa nhà.

Giai đoạn thực hiện

6. Tìm kiếm, xem xét, phân tích, so sánh, lựa chọn văn phòng,

7. Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng

8. Lên thiết kế bố trí mặt bằng trước khi ký thư mời thuê, hoặc hợp đồng thuê văn phòng: Nên làm để thẩm định lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.

9. Thực hiện các thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại

10. Ký kết và thực hiện hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất

11. Giám sát thi công nội thất

12. Thiết kế, in ấn, sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website v.v.

13. Mua sắm bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị văn phòng v.v.

14. Thông báo cho khách hàng, đối tác về địa chỉ mới và kế hoạch di chuyển

15. Di chuyển điện thoại, internet

16. Sửa đổi đăng ký kinh doanh (nếu cần)

17. Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, từng nhân viên

18. Di chuyển sang văn phòng mới

19. Hoàn trả mặt bằng, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ

Tổng hợp bởi Vanphonghanoichothue.com.vn

Liên hệ thuê phòng

Chia sẻ bài viết